Repartir de la commande validée
Retrouvez le panier confirmé et contrôlez les cuvées, les millésimes, les contenances et les quantités. Vérifiez l’adresse de réception et les coordonnées nécessaires au service de livraison. Si le client a demandé une modification, faites-la valider dans le parcours avant de préparer un autre contenu.
Assurez-vous que les vins disponibles correspondent bien à ce qui a été vendu. Évitez de substituer spontanément un millésime ou un format : une différence peut concerner la vente, la valeur déclarée et les informations utilisées pour l’expédition. Signalez l’écart à l’interlocuteur chargé de la commande.
Obtenir les consignes avant d’emballer
Demandez au prestataire les emballages acceptés pour le service et les contenances concernés. Un carton de présentation commerciale ne peut pas être présumé adapté à l’acheminement. Le choix doit être confirmé avant la préparation, particulièrement pour les formats ou conditionnements inhabituels.
UPS publie, pour son propre service vin, des exigences sur le calage des bouteilles et l’emballage extérieur. Cet exemple montre l’intérêt de consulter les conditions du transport choisi. Il ne constitue pas une recette d’emballage valable pour tous les partenaires ou tous les formats.
Rapprocher les bouteilles, les colis et les documents
Utilisez les instructions reçues pour vérifier les informations et documents attendus avant enlèvement. Contrôlez leur correspondance avec la commande et faites confirmer la procédure si plusieurs colis ou plusieurs références sont concernés. Ne déduisez pas seul un document obligatoire à partir d’un autre pays ou d’un précédent envoi.
Gardez un repère commun entre la commande, le contenu préparé et les informations transmises au prestataire. Si une erreur est détectée après l’édition d’un document ou d’une étiquette, demandez la marche à suivre plutôt que de conserver des versions contradictoires.
- Les références et quantités correspondent au panier confirmé.
- La destination et le destinataire ont été vérifiés dans le parcours retenu.
- Les emballages et la préparation suivent les consignes applicables.
- Les informations transmises correspondent au contenu réel.
- Le contact et les modalités d’enlèvement sont connus.
Prévoir la suite de l’enlèvement
Décidez où l’équipe retrouvera la référence d’envoi et à qui elle signalera une difficulté. Les consignes du prestataire doivent préciser les informations à conserver et les démarches utiles dans le cadre du service retenu. Cette organisation évite de rechercher après coup quel colis correspond à quelle commande.
Dans la présentation actuelle de Direct Châteaux, le domaine prépare les vins conformément aux informations de la commande et les partenaires spécialisés assurent la partie logistique selon la destination. Ce guide aide à organiser les contrôles ; les instructions opérationnelles applicables restent celles confirmées pour votre envoi.
Questions pratiques
Puis-je utiliser mes cartons habituels ?
Faites confirmer leur acceptation pour le service, les formats et les quantités concernés. Les consignes d’un partenaire ne doivent pas être généralisées à un autre transport.
Que faire si le contenu change après la préparation du dossier ?
Signalez la modification à l’interlocuteur chargé de la commande et faites confirmer les mises à jour nécessaires avant l’enlèvement. Les documents et les informations transmis doivent correspondre au contenu réel.